V aplikaciji HRM 4.0 je že pripravljena bogata baza kompetenc, ki se koristijo za analize, usposabljanja, varstvo pri delu ipd.. V modulu kompetenc so pripravljeni šifranti, ki jih delimo na razrede, nivoje, tipe ter skupine kompetenc. Vsaka kompetenca ima tudi svojo mero ocenjevanja, s katero določimo stopnjo znanja pri posamezniku. Vsi šifranti so popolnoma prilagodljivi in jih prilagajamo potrebam podjetja. Posamični kompetenci nato dodelimo šifrante, kar nam omogoča lažje iskanje kompetenc, lažjo analizo in sistemsko urejen sklop kompetenc.

Ko je baza kompetenc pripravljena, lahko pričnemo z vnosom kompetenc za posamezna delovna mesta. Za vsako delovno mesto se določijo zahtevane kompetence in kakšna je zahtevana stopnja kompetence za to delovno mesto. Na primer za delovno mesto Komercialist 1 je zahtevana kompetenca znanje angleškega jezika, stopnja znanja jezika pa mora biti vsaj C1.

V aplikaciji HRM 4.0 lahko naredimo tudi analizo ustreznosti kompetenc posameznika in delovnega mesta. Pri analizi ustreznosti kompetenc izberemo organizacijo, delovno mesto ter osebo za katero želimo preveriti ali ima ustrezne kompetence za določeno delovno mesto. Aplikacija nam izpiše pri koliko kompetencah oseba ne dosega stopnje želenega znanja, število kompetenc kjer nimamo podatka, število kompetenc kjer dosega določeno stopnjo znanja in število kompetenc kjer presega zahtevano stopnjo znanja.

Matrika kompetenc in usposobljenosti je eden ključnih dokumentov za dobro upravljanje s kadri. Spremljanje in zagotavljanje usposobljenosti zaposlenih zahtevajo tudi številni standardi na področju kakovosti (za avtomobilsko, farmacevtsko industrijo …). Matrika kompetenc se lahko pripravijo za posameznike, oddelke, enote, organizacije ali time. Ustvarjanje matrike kompetenc je enostavno. Kliknemo dodaj, matriko poimenujemo in dodamo kompetence na izbrano matriko. Ko dodamo kompetence se samodejno doda tudi ocenjevalna lestvica kompetence. S klikom na analizo rezultatov lahko preverimo kakšna znanja imajo določeni posamezniki, kakšna znanja imajo posamezniki v organizacijski enoti, organizaciji, timu itd. Analiza nam barvno prikaže, če oseba dosega stopnjo znanja za določeno delovno mesto, mogoča pa je tudi izbira med prikazom ocen kompetenc ali datumom poteka kompetence.

V aplikaciji se za vsakega posameznika beleži razvoj kompetenc oziroma različice dosežene stopnje znanja posameznika. Kompetence posameznika in njihov razvoj skozi leta lahko poiščemo na osebi ali na posamezni kompetenci. V aplikaciji so shranjene vse spremembe, do katerih lahko kadarkoli dostopamo. Na kompetenci lahko tudi spremljamo, kdo je nazadnje uredil določeno kompetenco.